Die Übergabe von Beständen durch Private wird vertraglich geregelt. In der privatrechtlichen Vereinbarung wird auch die Einsichtnahme und Benutzung der Bestände festgehalten, insbesondere wenn Nutzungseinschränkungen im Zusammenhang mit dem gesetzlichen Daten- und Persönlichkeitsschutz oder Urheberrechten bestehen. Ihre Unterlagen sollen bald dem interessierten Publikum zu Forschungszwecken zur Verfügung stehen, darum wird eine freie Einsichtnahme ohne Einschränkung favorisiert. Ansonsten gilt die Einsichtnahme und Benutzung gemäss der Benutzungsordnung. Die übernommenen Beständen werden von der Burgerbibliothek Bern nach Möglichkeit rasch erschlossen, im Online-Archivkatalog angezeigt und den Nutzern und Nutzerinnen im Lesesaal zur Verfügung gestellt. Bei Schenkungen übernimmt die Burgerbibliothek Bern die Kosten für die Konservierungs- und Restaurierungsarbeiten.